书信是人们生活中最为普通，最为古老的一种沟通方式，掌握书信的格式和要求，有助于更好的发挥书信的功能，书信格式由称谓、正文、敬语、落款及时间几部分组成。

1、称谓应该在第一行顶格写，后加冒号以示尊敬，称谓应遵循长幼有序，礼貌待人的原则，选择得体的称呼。

2、正文是信函的主体，可根据正文和所述内容的不同，灵活地采用不同的文笔和风格。

3、写信人在书信结束时，向对方表达祝愿、勉慰之情的短语，多用此致、即颂、顺祝等词。

4、紧接正文末尾，下一行顶格处，用敬礼、x安、安康等词与前面呼应。

5、在信文的最后，写上写信人的姓名和写信日期，署名应写在敬语后另起一行靠右位置。

一般写给领导或不太熟悉的人要署上全名以示庄重、严肃，如果写给亲戚朋友，可直写名而不写姓，署名后面可酌情加启禀词，对长辈用奉、拜上，对同辈用谨启、上，对晚辈用字、白、谕等词。